En base al análisis realizado a la biblioteca “Erich Conrad” se hizo evidente que gran parte de los procesos se realizan en forma manual, por lo que consideramos que dichos procesos pueden ser optimizados a partir de su informatización.

Procesos:

1. Préstamo de libros

El préstamo de libros, es exclusivo para socios de la UTN-FRT. El préstamo se realiza presentando carnet. El socio puede solicitar préstamos máximos de dos libros.

El procedimiento del préstamo es el siguiente:

El socio indica al bibliotecario el nombre del libro deseado. El bibliotecario ingresa el número de carnet del socio y el sistema automáticamente revisa en la Base de Datos de Socios  el estado de morosidad y la cantidad de libros que éste tiene en su poder, e indica al bibliotecario si el socio se encuentra habilitada para realizar un nuevo pedido de préstamo. Posteriormente, busca el libro en una base de datos e informa si se encuentra disponible o no. En caso de estar disponible, el Socio presenta su carnet. El bibliotecario controla la documentación y entrega al Socio la ficha de firma para que la complete, al mismo tiempo se actualiza la base de datos de Socios para reflejar el estado actual del mismo y también se actualiza la base de datos que contiene la información de la cantidad de ejemplares de libros prestados. El bibliotecario informa al Socio de la fecha de devolución del material prestado. El material de lectura se presta por un lapso de 14 días tras el cual la bibliografía deberá ser devuelta en las condiciones en la que fue prestada.

Por último el bibliotecario entrega el libro y la documentación presentada.

2. Registrar  Socio

Para asociarse a la biblioteca se debe cumplir con los siguientes requisitos

• Ser alumno regular de la UTN-FRT
• Docente de la UTN-FRT

La documentación a presentar para obtener el carnet del lector es la siguiente:

• Alumnos:

• Libreta universitaria
• Una foto carnet (4x4)

• Docentes:

• Boleta de haberes
• Una foto carnet (4x4)

La persona que desea ser socio de la biblioteca presenta la documentación correspondiente. El bibliotecario la recibe y le indica que en el periodo de una semana retire su carnet. En ese periodo de tiempo se suceden las siguientes actividades:

Se pasa a  controlar la documentación presentada.

Si la documentación se encuentra en orden, el bibliotecario carga los datos del socio en la base de datos de socios, los cuales son:

• Número de Carnet.
• Legajo
• Apellido y Nombre
• DNI
• Domicilio
• Carrera (solo para alumnos)
• Tipo (docente o alumno)
• Fecha de Emisión
• Fecha de Vencimiento
• Fecha de Actualización

Luego se imprime un carnet de socio

Los datos que contienen el carnet son:

• Número de Carnet.
• Apellido y Nombre
• DNI
• Domicilio
• Carrera (solo para alumnos)
• Firma del Lector
• Firma del Jefe de Biblioteca
• Fecha de Emisión
• Fecha de Vencimiento
• Fecha de Actualización

Lista la confección de carnet, este es firmado por el jefe de departamento de la biblioteca, para su posterior entrega.

Sucedido el lapso de tiempo, la persona que con anterioridad solicito la afiliación se presenta a retirar el carnet. Este es informado del reglamento interno de la biblioteca “Erich Conrad”. Una vez que esta en conocimiento del reglamento y acepta las condiciones dadas, el nuevo socio firma su carnet.

Por último se hace entrega del carnet

Anualmente se realiza la actualización del carnet de socio. Y cada tres años se realiza la renovación del mismo.

El Socio, cuando deja de ser alumno o docente de la UTN-FRT, pierde su condición de socio, debe devolver el carnet y se da de baja en la base de datos de socios.

3. Control de morosos

Al comienzo de cada día el sistema revisa la fecha de devolución de los libros prestados a los socios en la base de datos de socios, elabora un informe de las fechas de devolución de los libros prestados, a quien corresponde dicho préstamo y, si correspondiese, los días de penalización.

Cada día el ayudante bibliotecario revisa el informe de las fechas de devolución de los libros prestados para verificar si alguna se encuentra fuera del periodo de entrega. En caso de caducar la fecha de devolución se informara al socio de su situación y se pedirá la inmediata devolución de la bibliografía prestada.

El registro de la suspensión de morosos se lleva a cabo mediante la actualización de la base de datos de socios, la cual contiene la dirección del moroso (la cual es verificada en Departamento de Alumnos para el reclamo del material) y todos los datos correspondientes a este.

Al registrar una devolución fuera de término se penalizara  al usuario pudiendo ser este socio o no socio.

• Socio: perderá la posesión del carnet por el doble de la cantidad de días desde que se venció el plazo de devolución hasta la devolución efectiva de la bibliografía y en el caso de que lo hiciera nuevamente se le retiene el carnet por 6 meses, lo cual no le permitiría futuras consultas.